VI - Appels

Pour rappel, il existe plusieurs types d’appels paramétrables. Cliquez ici pour atteindre la documentation correspondante.

1. Interface d’appels

En vous rendant sur Appels > Faire l’appels, vous accèderez à la page des appels du jour.

• Il est possible de changer la date, et ainsi d’accéder à un appel dans le passé.
• Il est possible de télécharger un fichier CSV vous permettant d’avoir un listing des internes, et des appels réalisés ou à réaliser. Un tel document peut être imprimé pour servir lors d’un appel papier si vous n’avez pas la possibilité de le réaliser numériquement sur place.

Le tableau indique :

• En ligne, les différentes types d’appels paramétrés ;

• En colonne, différentes façon de voir l’appel ;

  • Un appel alphabétique affichera tous les internes concernés ;
  
  • Toutes les autres colonnes vous afficheront les internes par chambre ;
  

• Pour créer un nouvel appel, cliquez simplement sur le ➕ indiqué dans le type d’appel et la vue souhaitée ;

• Les éléments déjà créés s’affichent avec un ✎ sur fond bleu. En cliquant sur cet élément, vous accèderez à l’appel et pourrez le modifier ;

• Chaque appel réalisé ou modifié indique le nom de l’utilisateur et l’heure à laquelle il a été procédé.

2. Création d’un nouvel appel

Comme l’indique la capture d’écran ci-dessus, vous pouvez indiquer les informations notables globales à propos de l’appel, par exemple, “l’étage est bruyant”…

Pour chaque interne, vous pourrez choisir :

• s’il a été présent ✓ ou ✗ absent ;
• s’il a été en retard 🕔 ;
• ajouter une note personnelle à son propos 📝.

La partie de droite du tableau vous donne une synthèse journalière de l’état des appels.

En passant la souris sur différents éléments, vous pourrez avoir des informations complémentaires, en cas d’absences par exemple.

Sur la partie droite de l’écran, vous aurez accès à un alphabet vous permettant d’afficher uniquement les internes dont le nom commence par une lettre donnée.

À la fin de votre saisie, vous pouvez cliquer sur le bouton “Cocher absent toutes les personnes non présentes”. Celui-ci complètera toutes les lignes vides par des ✗.

Pour finir, cliquez sur Envoyer cet appel.

3. Modification d’un appel

En cliquant sur un des ✎ sur fond bleu, vous accèderez au même type de tableau que pour l’ajout d’appel.

La seule différence à noter est la présence de l’option “-” qui supprime simplement la donnée d’appel si vous la validez.

Vous aurez la possibilité de supprimer l’appel en question, c’est à dire supprimer toutes les informations contenues dans cet appel.

Vous pourrez aussi télécharger une archive de cet appel spécifique sous format CSV.

4. Appels sur inscription

Si votre type d’appel est paramétré sur inscriptions, avant de faire l’appel, il faudra procéder aux inscriptions hebdomadaires.

Pour cela, rendez-vous dans Internes > Inscriptions hebdomadaires.

Sur cette page, vous pourrez déterminer, pour chaque type d’appel sur inscription, les internes qui doivent y participer.

• Sélectionnez le type d’appel que vous souhaitez gérer (seuls les appels indiqués sur inscription sur la page de paramétrage seront présents).
• Sélectionnez la semaine que vous souhaitez afficher (par défaut, c’est la semaine actuelle) en la sélectionnant via le calendrier en haut de page, ou en cliquant sur les flèches bleues du panneau de gauche.
• Sélectionnez les présences / absences éventuelles d’élèves dans le tableau principal.
• Sélectionnez éventuellement les semaines impactées lors de l’enregistrement.
• Cliquez sur Enregistrer les inscriptions

Une fois cette opération réalisée, vous pourrez enfin réaliser votre appel avec uniquement les personnes inscrites !

5. Appels pour des groupes

Si votre appel est uniquement lié à des groupes, vous devrez paramétrer les groupes au préalable.