IV - Informations d'interne

1. Présentation générale

La fiche d’interne est composée des éléments suivants :

En cliquant sur les éléments, vous déroulerez son contenu. Vous pouvez cliquez à nouveau sur le titre pour cacher l’élément.

2. Fiche d’interne

La première partie vous permet d’afficher l’ensemble des données d’inscription de l’interne.

La case Informations peut être librement utilisée pour des données complémentaires n’entrant dans aucune autre section.

À savoir : Lorsqu’un interne intègre l’internat, vous devriez indiquer sa date d’inscription. C’est en mettant une date de démission qu’il n’apparaîtra plus dans les listes d’internes.

3. Suivi de vie scolaire

Vous pourrez, durant l’année, ajouter des éléments de suivi comme des informations du quotidien concernant l’interne, des données de vie scolaire.

Vous pouvez aussi utiliser ce module pour vous noter tous les échanges avec les responsables de l’interne. C’est la raison de la case contact, que vous pourrez utiliser si nécessaire.

4. Admissions

Chaque interne que vous voulez gérer durant l’année devra être doté d’une date d’admission.

Généralement, celle-ci commence en début d’année scolaire pour finir vers le 15 juillet de l’année suivante, mais un élève peut éventuellement quitter l’internat avant, ou le rejoindre après.

5. Chambres

Pour qu’un interne puisse être considéré dans votre fiche d’appel, il doit à cette date être admis (section précédente) et hébergé, c’est-à-dire associé à un lit.

Dans la partie Chambres, vous pourrez directement associer un interne à sa chambre (en précisant le lit concerné si nécessaire).

L’interface est assez intuitive,

• Vous pouvez modifier les hébergements et enregistrer ces modifications en cliquant sur 💾 ;
• Vous pouvez aussi supprimer ces hébergements en cliquant sur la croix ❌ ;
• Vous pouvez créer un nouvel hébergement en complétant la dernière ligne puis en cliquant sur ➕.

Vous retrouverez toutes les données d’hébergement synthétisées en accédant à Internes > Calendrier des hébergements. Vous pouvez aussi plus efficacement réaliser les associations internes / lits dans la partie Internes > Gestion de l’hébergement. Pour plus d’information, rendez-vous dans la partie Hébergement.

6. Données d’absence

Cette section vous permet d’indiquer les absences prévenues par la famille.

Une absence est la donnée :

• d’une date de début (date et heure) ;
• d’une date de fin (date et heure) ;
• d’un motif.

Ces données seront relevées par des codes couleurs dans les synthèses d’appel.

Vous pouvez aussi activer la fréquence hebdomadaire pour un évènement qui se répète toutes les semaines. Dans ce cas, procédez comme suit :

• La date de début et la date de fin indique le jour de la semaine (ex: Mardi de 18h à 20h)
• Les dates de fréquences indiquent la période pendant laquelle cette fréquence doit être reportée (ex: du 3 septembre au 30 juin)

Les fréquences disponibles sont :

• Chaque semaine
• 1 semaine sur 2
• 1 semaine sur 3
• 1 semaine sur 4

Les absences déclarées par fréquence sont influencées par les vacances.

7. Synthèse des appels

Cette section rappel les principaux éléments d’appels de l’élève.

En passant la souris sur certains éléments, vous obtiendrez des précisions.

8. Télécharger les informations de l’interne

En bas de page, vous trouverez un bouton de téléchargement d’une archive CSV contenant toutes les informations de l’interne.

Cela peut être utilisé si une famille vous demande un export des données personnels de leur enfant.