III - Ajout et suppression d'internes
1. Ajouter manuellement un interne
Il vous est possible d’ajouter les données d’un interne de votre choix de la manière suivante.
Accédez à Interne > Ajouter un nouvel interne.
Les informations obligatoires sont encadrées en rouge.
Les données que vous visionnez sont destinées à alimenter la “fiche interne” qui vous permettra de communiquer avec la famille ou de vous noter certaines données capitales à la gestion de cet interne.
Cliquez sur Inscrire cet élève pour finaliser l’ajout.
Ce formulaire est plutôt long, mais peut être éventuellement utilisé lorsque vous rencontrez les familles au moment de l’inscription.
2. Importer des internes en masse
Le gestionnaire de la plateforme peut vous fournir un fichier d’exemple Excel qui vous permettra de constituer un fichier de données directement importable sur InternAppel.
Plus d’informations vous sont données dans la page d’import.
Il vous suffira de l’enregistrer comme fichier CSV.
Puis de vous rendre dans la partie Internes > Importer une liste d’internes.
Parcourez votre ordinateur pour sélectionner le fichier CSV (ou XLSX) en question.
- Connectez-vous à ARENA
- Ouvrez le menu Scolarité du 2nd degré
- Dans la partie BEE : Base élèves établissement, cliquez sur Mise à jour
- Choisissez l'année actuelle.
- Cliquez sur Exportation > En Excel
- Cliquez sur Fiches élèves complètes
- Extrayez le fichier ElevesComplete.xls dans un dossier de votre choix, puis choisissez le dans le formulaire ci-dessous
InternAppel ne récupèrera que les données de fiches élèves des internes de votre établissement.
Si vous hébergez des élèves d’autres établissement, demandez leur de vous fournir ce même fichier en suivant la même procédure.
Lorsque vous réalisez une importation avec données d'hébergement (chambres, lits,...) ces hébergements se mettent en place lors de l'année scolaire actuelle, supprimant les données d'hébergement actuelles des élèves concernés.
Utilisez donc cette méthode uniquement à l’initialisation d’année.
Une fois l’importation réalisée, une liste de modifications s’affichera. En fin de liste se trouveront d’éventuelles erreurs d’importation à vérifier.
Vous pouvez réaliser la procédure d’import autant de fois que vous voulez, les données sont modifiées si l’interne existe déjà. La synchronisation entre le fichier CSV et votre base de données se fait sur trois critères :
- Le nom de l’élève ;
- Le prénom de l’élève ;
- La date de naissance.
Il est donc capital que ces trois données soient à jour.
3. Visualisation et modifications de données d’élève
En vous rendant dans Internes > Liste des internes, vous accèderez à une liste des internes de votre base de données. C’est aussi la page d’accueil post connexion.
- La barre de recherche permet d’accéder rapidement à la fiche d’un élève en tapant son nom ou son prénom ;
- La liste peut être triée à l’aide des boutons liés aux titres des colonnes ;
- Vous pouvez d’afficher (ou non) les démissionnaires, les non-démissionnaires ;
- Vous pouvez accéder aux informations de l’interne en cliquant aussi sur ✎ à côté de son nom ;
- Le bouton ❌ vous permet de supprimer un interne, après confirmation.