XI - Communication

L’objectif de ce module est de fournir aux gestionnaires de votre internat un moyen de communiquer facilement par message électronique aux familles.

Initialement, ce module a été introduit pour proposer aux parents la réinscription de leur enfant en fin d’année, mais il peut être parfaitement utilisé pour n’importe quelle communication en cours d’année.

La technologie utilisée pour envoyer ces messages vous évitera d’être considéré comme SPAM auprès de vos destinataires.

Rendez vous sur la page Administration > Campagne d’envois d’emails.

• Les premiers éléments de ce menu permettront d’accéder à d’anciennes campagnes d’envoi ;
• En cliquant sur la partie inférieure, vous pourrez créer une nouvelle campagne.

1. Créer une campagne de publipostage

Pour créer une campagne d’envois, vous devrez préciser :

• Un titre de campagne ;
• Un sujet du message envoyé ;
• Le contenu type du message. Dans ce contenu, vous pourrez utiliser les variables suivantes :
  • {{Nom}} : nom du parent
  • {{Prénom}} : prénom du parent
  • {{NomInterne}} : nom de l’interne
  • {{PrénomInterne}} : prénom de l’interne
  • {{LienReinscription}} : lien à usage unique
• Les établissements / classes concernées.

Cliquez ensuite sur Créer la campagne.

2. Informations d’une campagne

En déroulant le menu d’une campagne d’envoi, vous obtiendrez :

• La liste des parents concernés ;
  • Vous pourrez décocher le parent pour ne pas le joindre à la communication
  • Le statut vous indique s’il est :
    • Prêt pour envoi
    • Envoyé
    • Ouvert par le destinataire
  • Le retour réalisé éventuellement par le parent.

• Un rappel des données, dont le contenu du message.
• Une prévisualisation du message envoyé.

Si une modification est réalisée, le bouton d’envoi de mail se transformera en bouton d’enregistrement. Une fois la campagne enregistrée, vous pourrez réaliser l’envoi.

3. Lien de réinscription

Vous constaterez que le {{LienReinscription}} permet d’afficher un lien qui sera unique pour le destinataire.

Ce lien est destiné à la procédure de réinscription des familles. Il donne accès aux parents à une page proposant aux parents :

• De répondre à la question “souhaitez-vous que votre enfant soit réinscrit à l’internat pour la prochaine année scolaire ?” ;
• De visualiser les données actuelles de l’interne ;
• De proposer des modifications par texte libre.

• Ces données, une fois validées par le parent sont directement disponibles pour les gestionnaires dans la partie “Retour”. Les gestionnaires devront faire les opérations de démission / réinscription si nécessaire.

4. Limite d’envoi

Votre abonnement vous limite à un certain nombre d’envois par mois. Cette information est présente en début de page.

Après création d’une campagne, vous pourrez visualiser le montant prévisionnel des envois restants après cette campagne.

Le montant restant est mis à jour au début de chaque mois à son maximum.

5. Après envoi

Vous disposez de certaines statistiques supplémentaires, notamment le nombre de messages ouverts.

Cliquez sur le bouton ↻ pour actualiser la liste des états de délivrance, et mettre à jour ces statistiques.